Langkah-langkah Penetapan Key Performance Indicator

Moeheriono (2012) menyatakan bahwa penetapan Key Performance Indicator (KPI) dapat dilakukan dengan langkah-langkah antara lain sebagai berikut:

1)    Penentuan faktor-faktor kunci keberhasilan (FKK)

Faktor-faktor kunci keberhasilan (FKK) penting diidentifikasi karena mencerminkan wilayah-wilayah kunci (key areas) yang dapat menunjukkan kinerja pada saat organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya. Kemudian Faktor-faktor kunci keberhasilan tersebut diturunkan dari setiap rumusan tujuan. Pertanyaan yangdapat digunakan dalam perumusan FKK: Faktor apa yang harus tersedia pada saat organisasi berhasil mewujudkan tujuan? Atau faktor apa yang menyebabkan organisasi dapat berhasil mewujudkan impian-impiannya? Penentuan FKK dilakukan melalui proses pengumpulan data dari pemangku kepentingan. Data yang berhasil dikumpulkan pada saat proses analisis pemamngku kepentingan, analisis internal eksternal serta identifikasi isu-isu startegik dapat digunakan sebagai bahan untuk mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan.

Selanjutnya dari data yang berhasil dikumpulkan, pihak pimpinan instansu dapat melakukan diskusi untuk mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan akan banyak membantu dalam merumuskan Key Performance Indicator (KPI).

2)       Mengomunikasikan tujuan dari Key Performance Indicator (KPI) ke seluruh jajaran organisasi.

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menciptakan kondisi yang kondusif di internal organisasi dengan cara mendapat kepercayaan dan perhatian dari semua stakeholders dalam organisasi (pegawai, pimpinan, pelanggan, masyarakat, dan lain-lain) karena mereka inilah yang akan menjadi pendorong utama keberhasilan penerapan Key Performance Indicator (KPI), langkah selanjutnya adalh mengkomunikasikan dan menjelaskan alasan dan tujuan penerapan Key Performance Indicator (KPI) ini secara terbuka dan didalam prosesnya melibatkan semua pihak yang terkait.

3)       Memilih dan mengembangkan Key Performance Indicator (KPI)

Dalam pemilihan dan pengembangan Key Performance Indicator (KPI) perlu diperhatian hal-hal sebagai berikut.

a.       Fokus pada praktis dan bukan perfectionitas. Dorong Tim untuk mencari Key Performance Indicator (KPI) yang dapat menyediakan informasi berharga, namun tidak membutuhkan sumber daya yang besar untuk mengumpulkannya.

b.   Perhatikan indikator leading dan indikator lagging. Indikator lagging merefleksikan berbagai hal yang telah terjadi  (misalnya pelayanan), sedangkan indicator leading digunakan untuk memprediksi berbagai hal yang akan terjadi di masa mendatang (misalnya kualitas pelayanan, kepuasan masyarakat)

c.    Dokumentasikan alasan rasioanal pemilihan Key Performance Indicator (KPI) berikut penjelasannya. Dengan demikian semua pihak yang terkait akan memiliki persepsi yang sama atas Key Performance Indicator (KPI) yang dipilih, seperti mengapa indicator tersebut penting untuk organisasi?, inisiatif-inisiatif strategic apa yang akan ditempuh dalam upaya pencapaiannya? Dan siapa saja yang secara langsung terlibat dalam pencapaiannya.

d.     Bekerja dengan Key Performance Indicator (KPI) yang hanya mampu dikelola dengan baik. Jangan terlalu banyak apalagi melebihi kapasitas untuk melaksanakannya. Pengalaman menunjukkan bahwa setiap instansi hanya mampu mengerjakan kurang dari dua belas Key Performance Indicator (KPI) saja. Terlalu banyak Key Performance Indicator (KPI) akan membuat sulit untuk fokus dalam pelaksanaanya.

e.       Dibutuhkan kesabaran yang tinggi mengingat secara nyata belum ada tim yang dapat berhasil dalam pencapaian secara keseluruhan target-target Key Performance Indicator (KPI) organisasinya hanya dalam satu atau dua kali pelaksanaan. Terus lakukan pembaharuan dan percobaan hingga berhasil

4)       Menetapkan target

Target didefinisikan sebagai suatu ukuran yang ingin dicapai dalam waktu tertentu yang biasa tercantum dalam pelaksaan kinerja tahunan. Pemantauan target dapat dilaksanakan dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran, atau tahunan. Ukuran/besaran target sendiri ditentukan oleh beberapa hal, yaitu: (1) pencapaian di masa lalu (baseline); (2) keinginan pemangku kepentingan(target ditentukan oleh stakeholder secara langsung); atau (3) menilai kemampuan kondisi internal dan eksternal instansi.

Hal yang paling umum dijadikan ukuran target adalah pencapaian kinerja dimasa lalu (baseline) yang kemudian dapat dikembangkan menjadi beberapa jenis target sebagai berikut:

a.       Baseline, dalam penetapan target ini, target dimasa lalu dijadikan ukuran dasar (baseline) dalam penentuan target tahun berikutnya. Bila target yang ditetapkan sama dengan target tahun lalu maka target tersebut disebut target baseline.

b.   Tradisional, adalah target yang paling banyak digunakan yaitu dengan perhitungan ditambah 10% dari target tahun lalu. Angka 10% ini berasal dari rata-rata kenaikan inflasi setiap tahunnya. Kenaikan inflasi dijadikan acuan Karena banyak yang menganggap bahwa peningkatan 10% dalam organisasi akan dapat bertahan pada tahun berikutnya

c.     Strech target, adalah suatu besaran target yang elastic. Target ini besarnya 50% di atas target baseline, sebuah angka yang cukup menantang di atas target tradisioanl.

d.    Best possible target, adalah target yang besarannya dibuat secara eksponensial dari target tahun lalu. Target ini merupakan target maksimum atau batasan atas dari target yang akan dicapai.

5)       Melaksanakan Key Performance Indicator (KPI)

Setelah Key Performance Indicator (KPI) dikembangkan dan semua orang dalam organisasi terlibat dalam prosesnya, tahapan selanjutnya adalah mengimplementasikan sebuah sistem yang dapat melacak dan melaporkan secara regular informasi pencapainnya kepada pimpinan puncak organisasi. Pelaksanaan Key Performance Indicator (KPI) melibatkan setidaknya dua orang, yaitu seorang pegawai di tempat aktivitas yang sedang diukur, dan seorang pimpinan yang oleh instansi diberikan tanggungjawab untuk mencapai target Key Performance Indicator (KPI) dan melaporkannya kepada pimpinan puncak organisasi.

Kemudian beberapa bentuk data dapat diperoleh secara mingguan dan bulana dari sistem database organisasi, namun ada juga data yang hanya dapat diperoleh secara tahunan melalui survey seperti informasi mengenai kepuasan masyarakat kepada organisasi. Berbagai metode pengumpulan data kinerja yang lain adalah melalui daftar simak (checklist) ataupun inspeksi visual untuk melihat kualitas secara langsung serta diskusi dan wawancara dengan pelaksana kegiatan terkait.

6)       Memonitor hasil dan melakukan perbaikan

Hal utama yang harus dilakukan adalah memonitor Key Performance Indicator (KPI) instansi secara regular dan membandingkannya dengan kinerja masa lalu serta target yang telah ditetapkan. Jika hasil yang diinginkan belum tercapai, jajaran pimpinan harus mendiskusikan langkah apa saja yang harus diambil sehingga target dapat dipenuhi. Hal yang paling mungkin untuk dilakukan adalh mereview lagi permasalahan yang terdapat dala area tersebut, merevisi target, membuat perbaikan operasional, atau bahkan mengubah strategi organisasi.

7)       Me-review Key Performance Indicator (KPI)

Melakukan review atas berbagai Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan pada tahun lalu merupakan sebuah keharusan yang harus dilakukan oleh organisasi dalam rangka menilai apakah penetapan indicator kinerja yang telah dilakukan sudah layak dan tepat. Fokuskan review pada indicator kinerja proxy atau indicator kinerja pengganti (surrogate). Bila ternyata ditemukan ketidak tepatan dan ketidaklayakan (baik dari sisi kualitas maupun kuantitasnya) penetapan pada masa lalu, maka Key Performance Indicator (KPI) dapat diperbaiki dan disesuaikan dengan sasaran strategic yang telah dikembangkan.

Apabila indicator kinerja yang diterapkan kurang tepat, maka pengukuran kinerja pencapaian sasaran akan mengalami ketidaktepatan juga, sehingga informasi pencapaian kinerja yang akan dihasilkan menjadi bias. Oleh karena itu, review terhadap indicator hendaknya dilakukan secara terus menerus dan berkala pada saat melakukan evaluasi capaian indicator kinerja di organisasi yang bersangkutan. Namun review juga dapat dilakukan sendiri terpisah dari kegiatan evaluasi yang bersifat regular.